Тегета Моторс: HR-система для 1,5 тыс. сотрудников

Программное обеспечение для HR-процессов не отвечало требованиям отдела кадров и не позволяло руководителям видеть результаты работы каждого сотрудника. Чтобы исправить ситуацию, автомобильный холдинг Тегета Моторс в партнерстве с АтлантКонсалт внедрил SAP SuccessFactors.

О компании

Группа компаний Тегета Моторс поставляет автомобили (легковые, грузовые, автобусы) и автозапчасти на рынки Грузии и Южного Кавказа. Холдинг представляет более 300 брендов, включая Shell, MAN, TOYOTA, Porsche. Компания занимает около 50% автомобильного рынка в регионе.

5 дочерних компаний.

1,5 тысячи сотрудников.

10,000 Корпоративных клиентов.

Задача

Компания уже использовала программное обеспечение для кадров, однако оно не отвечало возникшим требованиям:

В компании Tegeta Motors работает более 1 500 сотрудников. Требовалось программное решение, которое облегчило бы менеджерам по персоналу заполнение полных данных о сотрудниках.
Руководители видели необходимость отслеживать, как сотрудники достигают своих целей. В существующей системе такой возможности не было.
Возникла необходимость в единой онлайн-платформе для сотрудников с информацией о контактах и должности каждого работника.

В результате компания выбрала облачное программное обеспечение SAP SuccessFactors, , которое соответствовало запросам. Выбирая подрядчика для проекта компания выбрала АтлантКонсалт из-за опыта работы с клиентами из этой же отрасли и работы с облачными системами SAP.

Для внедрения выбрали следующие модули системы SAP SuccessFactors:

Employee Central (Основные процессы HR);
Performance & Goals (Постановка целей и оценка эффективности);
SAP Jam Collaboration (Корпоративная социальная сеть).

Решение

Модули SAP SuccessFactors отвечают за разные процессы.

Employee Central

В системе Employee Central для каждого специалиста заводится аккаунт с подробной информацией о нем: контакты, биографические данные, полномочия, навыки, заработный лицевой счет, водительское удостоверение и т.д. Сотрудник дополняет свой профиль информацией сам, что упрощает работу отдела кадров.

Профиль сотрудника в Employee Central

В системе пользователь видит иерархию компании и кадровый состав каждого отдела в соответствии с полномочиями сотрудников.

У каждого в профиле есть вкладка "Заявки". Здесь сотрудник согласовывает с руководителем или специалистами других служб свои действия, например, заказ оборудования. Раньше это делали по электронной почте. Теперь все заявки ведутся в одном месте.

Раздел Benefits management предназначен для ведения страхования сотрудников и учета бонусов (корпоративной машины, подарков к праздникам, пенсионных выплат).

Раньше, чтобы оставить заявку на страхование, сотрудник должен был согласовывать ее с рядом коллег по email. Теперь ему нужно только заполнить необходимые данные в программе. Работа менеджера по персоналу тоже упростилась - когда сотрудники внесли заявки на страхование, HR-менеджер выгружает список и передает его в страховую компанию.

В Employee Central HR-менеджеры учитывают рабочее время сотрудников. Система фиксирует каждый раз, когда сотрудник прикладывает карточку-пропуск к валидатору. Так, в табеле сотрудника в SuccessFactors видно во сколько человек приходит на работу, когда у него были перерывы, есть ли переработки и т.д.

Табель учета рабочего времени в Employee Central

Система регистрирует, когда сотрудник выходит на работу в его выходной или праздничный день (по рабочему графику). В Employee Central фиксируется отработанное время, которое сотрудник может потом использовать для отгула.

HR-менеджеры также учитывают в системе больничные, отпуска и другие типы отсутствий. Основную часть отсутствий сотрудники оформляют в системе самостоятельно, и позже согласовывают с менеджментом. В системе можно посмотреть остаток своего отпуска.

График отпусков в Employee Central

Performance & Goals

Модуль помогает управлять годовым планированием и отслеживать, как сотрудники, от менеджмента компании до исполнителей, достигают стратегических целей.

Руководитель регистрирует в программе цели и закрепляет их за подчиненными. В рамках цели можно добавлять задачи и фиксировать активности. Система фиксирует прогресс в достижении результата и актуализирует процент выполнения.

Учет цели в профиле сотрудника в Performance & Goals

Благодаря Performance & Goals HR-менеджеры делают контрольные срезы, чтобы зафиксировать текущую производительность специалистов. Сервис помогает сравнивать работу сотрудников из одного отдела.

Менеджеры и коллеги могут оставить отзыв на работу того или иного сотрудника. Руководитель или исполнитель генерирует в Performance & Goals запрос на отзыв. Респондент заполняет его, и отзыв сохраняется в профиле специалиста.

В дальнейшем компания планирует внедрить модуль Compensation для расчета премий по KPI. Результативность персонала, рассчитанная в Performance & Goals, может быть учтена в этом блоке.

SAP Jam Collaboration

По функциям и интерфейсу SAP Jam Collaboration напоминает социальные сети ВКонтакте и Facebook.

Профиль сотрудника в SAP Jam Collaboration

Лента новостей в SAP Jam Collaboration

В нем сотрудники обсуждают проектные задачи, отслеживают новости компании, комментируют их, ведут свой блог. Отделы компании, проектные команды, группы по корпоративному обучению могут создавать свои сообщества в SAP Jam. В нем также можно обмениваться файлами и согласовывать документы.

Публикация c разными версиями файла в SAP Jam Collaboration

“SAP Jam Collaboration удобно использовать в проектной работе: совместно вести проектные документы, сохранять разные версии файлов. В целом, сам вендор SAP рекомендует вести всю проектную документацию в рамках внедрения SAP SuccessFactors в SAP Jam Collaboration”, — комментирует руководитель проекта Павел Лобач.

Согласование документа в SAP Jam Collaboration

Дополнительные преимущества программного решения SAP SuccessFactors - это мобильность и аутсорсинг сервисной поддержки:

- В систему можно заходить по ссылке через браузер или через мобильное приложение. Когда сотрудник в дороге или в командировке, он все равно на связи и может полноценно пользоваться ключевыми функциями системы.

- От компании не требуется, чтобы внутренняя команда программистов поддерживала систему. Вендор SAP делает это в рамках подписки.

Результат

Специалисты по кадрам тратят меньше времени на рутинный ввод тех данных, которые сотрудники могут ввести в систему сами.
HR-менеджеры управляют опытом сотрудников в одной централизованной системе.
Всем работникам доступна информация о коллегах, структуре компании, контактная информация.
Сотрудники согласовывают заявки в одном месте.
Руководители могут планировать индивидуальные цели для сотрудников в соответствие со стратегическими целями компании.
Руководители могут системно оценивать результаты сотрудников.
В компании появился инструмент для коммуникации между сотрудниками.
SuccessFactors интегрирована с корпоративной ERP системой, что позволяет использовать актуальную информацию о персонале в операционной деятельности.

Перспектива

Тегета Моторс планирует внедрить другие модули SAP SuccessFactors :

- Succession Management & Development Planning (Кадровый резерв и развитие персонала);

- Compensation & Variable Pay (Управление вознаграждениями);

- Learning (Обучение);

- Recruiting (Подбор персонала).

Тегета Моторс: HR-система для 1,5 тыс. сотрудников